Bei einer Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder einem Reisebus wird oft die Möglichkeit gewählt, dass die Freizeitleitung oder ein Teil des Mitarbeiterteams mit einem Mietwagen oder Privatfahrzeug separat anreist. So ist man vor Ort flexibler, kann auf Notfälle reagieren (z. B. Fahrten zum Arzt) und Material kann bei Platzmangel vortransportiert werden. Auch sperriges oder zerbrechliches Gepäck, das nicht im Zug oder Reisebus transportiert werden soll, kann hier mitgenommen werden (z. B. Musikinstrumente). Außerdem hat man etwas mehr Spielraum bei der Gruppengröße, sollten die Sitzplätze im Reisebus nicht ausreichen.
Auch wenn das eine attraktive Möglichkeit ist, sind einige Dinge zu berücksichtigen.
Die Frage nach den erfahrenen, zugelassenen Fahrerinnen/Fahrern und der Versicherung sollte auf jeden Fall zuerst geklärt sein. Bei den Kosten verschätzt man sich gern: mit Mautgebühren, Kraftstoff (besonders bei hohen und schwer beladenen Fahrzeugen), Fährüberfahrten und bei langen Fahrten eventuell noch Zwischenübernachtungen und Verpflegung kommt einiges zusammen. Bei Mietwagen kommen noch Kaution, Leihgebühr und Versicherung dazu (für eine Reservierung wird in aller Regel für die Kaution eine Kreditkarte verlangt). Große Fahrzeuge scheinen praktisch für einen Materialtransport, kosten aber bei Fährgesellschaften oft erheblich mehr als Kleinwagen. Auf jeden Fall sollten die Fahrerinnen/Fahrer des Begleitfahrzeugs eine großzügige Zeitplanung zulassen, um nicht in Hektik zu verfallen, wenn Baustellen oder Staus dazwischenkommen.
Zeitpunkt: 6 Monate vorher
Checkliste Absprachen
- Ist das Fahrzeug ausreichend versichert?
- Sollten Zusatzversicherungen abgeschlossen werden?
- Wer kann/darf fahren?
- Wie werden die Kosten verrechnet?
- Soll das Fahrzeug vor Ort genutzt werden? Wenn ja, wie und von wem?
- Wird ein Navigationsgerät benötigt? Sind die Karten des Zielgebiets darin enthalten?
Dieser Text ist ein Auszug aus „Der Freizeitplaner. Freizeiten einfach gut planen – durchführen – nacharbeiten“, © buch+musik ejw-service gmbh, www.ejw-buch.de.
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